Egy iroda berendezésének nincs listaára, mert ugyanaz az asztal más árat ad öt és ötven darabnál. Az ár négy dolgon múlik: hány munkaállomás kell, milyen gyártói sorozatból, mennyi tárolás és akusztika jön hozzá, és hogy a szállítás meg a szerelés benne van-e. Ezt a négyet vesszük végig.
Miért nem teszünk ki árlistát?
Mert félrevezetne. Egy darab asztal ára és húsz darabé között nem csupán mennyiségi kedvezmény van: húsz darabnál más gyártói sorozat jön szóba, más a szállítási logisztika, és a szerelés is egy nap alatt megvan ahelyett, hogy három részletben mennénk ki.
Amikor valaki listaárat lát, jellemzően a legkisebb tételre vonatkozó árat látja, és abból szoroz. A végén pedig kiderül, hogy a szorzás nem stimmel: hol lefelé, hol fölfelé téved.
Ami helyette működik: megnézzük, mi az, amit egyáltalán meg kell venni, és utána beszélünk pénzről.
Mit kell megvenni egyáltalán? Öt, húsz és ötven fő
A legtöbb ajánlatkérés úgy érkezik, hogy „berendeznénk az irodát”, és az első munkánk a tétellista összeállítása. Ez a lista létszámtól függően így néz ki:
| Tétel | 5 fő | 20 fő | 50 fő |
|---|---|---|---|
| Munkaasztal | 5 | 14–16 (osztott munkaállomással) | 32–38 (osztott munkaállomással) |
| Irodai szék | 5 | 14–16 | 32–38 |
| Konténer vagy zárható rekesz | 5 | 20 | 50 |
| Szekrénysor, iratszekrény | 1–2 elem | 4–6 elem | 8–12 elem |
| Tárgyalóasztal + tárgyalószék | jellemzően nincs, elég egy nagyobb közös asztal | 1 db 8 fős + 8 szék | 1 db 12–16 fős + 1 kisebb, 12–20 szék |
| Recepciós pult | nincs | 1 db, ha van fogadótér | 1 db |
| Akusztikus panel, paraván | ritkán | jellemzően kell | mindig kell |
| Közösségi tér, kanapé, fotel | opcionális | 1 sarok | 2–3 pont |
A táblázat két helyen szokott meglepetést okozni.
Az egyik az asztalok száma. Húsz embernél ma jellemzően nem húsz asztal kell. A tipikus mai projekt osztott munkaállomásokkal működik, heti két-három home office-os nappal, tehát arra méretezünk, hányan vannak bent egyszerre, nem a teljes létszámra. Hogy ebből hány és milyen asztal jön ki, azt az irodai asztalok és munkaállomások oldalon vettük végig. Ez a legnagyobb egyszeri megtakarítás az egész projektben, és nem kerül semmibe: csak azt kell tudni, hányan vannak bent egyszerre.
A másik a konténer. Abból viszont mindenkinek jár egy, akkor is, ha nincs saját asztala. Osztott munkaállomásnál pont ez a bútor tartja a személyes holmit, és ilyenkor zárhatónak kell lennie. Erről külön írtunk: milyen irodai konténer való az asztal alá.
Ami az árat mozgatja
Hét dolog van, ami érdemben számít. Sorrendben, a legnagyobb hatásútól lefelé.
A darabszám és a sorozat. Ez a kettő együtt jár. Nagyobb darabszámnál nemcsak fajlagosan olcsóbb ugyanaz a bútor, hanem olyan gyártói sorozat is szóba jön, ami két darabra nem érné meg. A húsz-harminc munkaállomásos projekt fajlagosan jellemzően kedvezőbb, mint az ötfős.
A szék kategóriája. Az irodai szék az a tétel, ahol a legnagyobb a szórás, és ahol a legtöbb pénzt el lehet költeni feleslegesen, illetve rosszul spórolni. A drága szék nem attól drága, hogy több rajta a párna, hanem attól, hogy több pontján állítható, és a mechanikája kibírja a napi több ezer mozdulatot. A képernyő előtti munkavégzésről szóló 50/1999. (XI. 3.) EüM rendelet a munkáltató oldaláról is szabályozza ezt a kérdést: az ülőbútornak állíthatónak kell lennie. Hogy ezen belül mit érdemes választani, arról külön cikkben írtunk.
Az asztal típusa. A fix magasságú és az elektromosan állítható asztal között jelentős a különbség, és ez a különbség darabonként jelentkezik. Ötven asztalnál ez a döntés viszi a legnagyobb tételt. Van köztes út is: nem muszáj mindenkinek állítható asztalt venni, elég néhány, ha van, aki tényleg használná.
A tárolás mennyisége. Ezt szokták alábecsülni. A legtöbb iroda három év múlva másfélszer annyi helyet igényel, mint amennyit a berendezéskor számol, mert az irattár magától nem csökken. A szekrénysor utólagos pótlása pedig csak akkor lehetséges, ha a sorozat még kapható.
Az akusztika. Húsz ember fölött a nyílt terű irodában ez nem dísz. Panel, paraván vagy tárgyalófülke nélkül a tér zajos lesz, és a hibrid megbeszélések használhatatlanok. Ez a tétel az, amit a legtöbb ajánlatból kihagynak, aztán fél év múlva külön projektként kerül elő, drágábban.
A tér szabálytalansága. Ferde fal, pillér, alacsony ablakpárkány, gipszkarton doboz a sarokban: mindegyik azt jelenti, hogy katalógusdarab helyett elemenként vagy méretre kell összerakni. Ezért megyünk ki felmérni, mielőtt árat írnánk.
A határidő. A gyártói darabok jellemzően külföldről érkeznek, rendelésre. Ha a beköltözés dátuma szoros, a választék szűkül a raktárkészletes sorozatokra, és az ár is arra áll be. Négy hét különbség a tervezésben többet ér, mint bármilyen alkudozás.
Ugyanaz a bútor, két ár: hol tűnik el a különbség
Amikor két ajánlat között látszólag nagy a különbség, jellemzően nem az árrés különbözik, hanem a tartalom.
A legolcsóbb ajánlat gyakran azért olcsóbb, mert kimaradt belőle valami. Nálunk a szállítás és a szerelés egy csomag, nem külön megrendelhető szolgáltatás, és a székeket beállítva adjuk át, nem dobozban. Ez az ajánlatban tételként szerepel, tehát látszik. Máshol néha nem szerepel, és akkor sem tűnik el a munka, csak a számla megy máshova.
Amit érdemes tételesen visszakérdezni egy ajánlatnál:
- Benne van-e a szállítás, és emeletre is, vagy csak a kapuig?
- Benne van-e az összeszerelés, és a régi bútor elbontása?
- Beállítva adják át a székeket, vagy dobozban érkeznek?
- A megadott határidő a gyártásra vagy a helyszíni átadásra vonatkozik?
- Ugyanabból a sorozatból lehet-e egy év múlva pótolni két darabot?
- Az akusztika, a kábelrendezés és a világítás benne van-e, vagy külön tétel?
Hat kérdés, és jellemzően a harmadik után kiderül, hogy a két ajánlat nem ugyanarról szól. Ezért írunk tételes ajánlatot: nem azért, hogy hosszabb legyen, hanem hogy összehasonlítható legyen.
Mikor kezdje el, hogy ne az ár döntsön helyette?
A határidő az egyetlen árcsökkentő tényező, ami semmibe nem kerül.
Nálunk a projektek jelentős része szeptember és december között indul, mert ilyenkor kezdődik az új üzleti év, ilyenkor derül ki a létszámbővítés, és ilyenkor költöznek a cégek. Ez egyben azt is jelenti, hogy ősszel a gyártói szállítási határidők hosszabbak, mint januárban.
Ha a beköltözés napja adott, és a rendelés négy héttel korábban indul, a választék a raktárkészletes sorozatokra szűkül. Ez nem feltétlenül rossz bútort jelent, de Ön helyett a készlet dönt, és jellemzően drágábban. Nyolc-tíz hét előnnyel viszont a teljes kínálatból lehet válogatni.
Amit a gyakorlatban tanácsolni szoktunk: a bejárást akkor is érdemes megcsinálni, ha a döntés még nincs meg. A felmérés után van egy tétellista és egy ár, amivel a cégvezetés dolgozni tud, és ez a lista fél évig érvényes marad, még ha az árak közben változnak is.
Ha az egyösszegű beruházás sok
Van, amikor a tétellista rendben van, a bútor is stimmel, csak az egyösszegű kifizetés nem fér bele az adott évbe. Erre van másik út: ugyanez a kínálat fix havi díjért bérelhető is, 12 és 60 hónap közötti futamidőre, önerő nélkül. A futamidő végén a bútor visszaadható, megvásárolható vagy a bérlet hosszabbítható.
Ez nem mindenkinek jó megoldás, és ezt az oldalon ki is mondjuk. Költöző, növekvő létszámú cégnél viszont sokszor ez az a lépés, ami miatt a projekt egyáltalán elindul.
Amit előbb tisztázunk, mint az árat
Az ajánlat pontossága azon múlik, mennyit tudunk a helyzetről. Négy adat elég ahhoz, hogy komolyan lehessen árat írni: hányan vannak bent egyszerre, mekkora a tér, mikor van a beköltözés napja, és a meglévő bútorból mi marad.
Ha ez a négy megvan, kimegyünk felmérni, és a bejárás után megy ki a tételes ajánlat. A teljes irodabútor-kínálatot és azt, hogy egy projekt nálunk hogyan zajlik, az irodabútor-oldalunkon írtuk le. Ha a székcsere a legsürgősebb tétel, azt érdemes ergonómiai felméréssel kezdeni, mert utána más lesz a bevásárlólista.
2007 óta rendezünk be irodákat, egyfős székrendeléstől ezerfős irodaházig. A moduláris, hosszú életciklusú gyártói rendszerekkel, például a Narbutas kínálatával azért dolgozunk szívesen, mert évekkel később is pótolható belőlük egy elem. Ez a szempont a beszerzéskor semmit nem ér, három év múlva viszont sokat.
Gyakori kérdések
Mennyibe kerül egy munkaállomás berendezése?
Attól függ, mi tartozik bele. Asztal, szék és konténer az alap; hogy jön-e hozzá állítható magasságú asztal, akusztikus paraván vagy közös tárolás, az a tértől és a munkarendtől függ. Írja meg a létszámot és a beköltözés dátumát, és tételes ajánlatot küldünk.
Miért nem lehet előre árat mondani telefonban?
Nagyságrendet lehet, pontos árat nem. Ugyanaz a bútor öt és ötven darabnál más árat ad, és a tér szabálytalansága is beleszól. A telefonhívás arra jó, hogy eldöntsük, kell-e bejárás.
Hány négyzetméter kell egy munkahelyre?
A négyzetméter önmagában félrevezető, mert a közlekedő és a közös terek is elvisznek belőle. Bejáráson azt mérjük fel, hány munkaállomás fér el úgy, hogy a szék mögött el lehessen menni, és a tárgyalóhoz is maradjon hely.
Fázisokban is be lehet rendezni?
Igen, és költözésnél gyakran ez az egyetlen működő megoldás. A feltétel az, hogy a választott sorozat később is kapható legyen, mert különben a második ütem nem fog passzolni az elsőhöz.
Elszállítják a régi bútort?
Költöztetést és bútormozgatást vállalunk, ezt a projekt részeként szoktuk egyeztetni a bejáráson.
Kaphatunk látványtervet a döntés előtt?
Térelrendezést és látványtervet is készítünk. Hogy szükség van-e rá, azt a bejárás után szoktuk eldönteni: szabályos térnél sokszor elég egy elrendezési rajz.
Kezdje a létszámmal
Ha megírja, hányan lesznek bent egyszerre, mekkora a tér és mikorra kell állnia a bútornak, abból már tudunk dolgozni.
A cikk nem tartalmaz árat, mert a projektek árát a darabszám, a sorozat és a helyszín együtt határozza meg. A hivatkozott jogszabályt a szövegben megjelölt állapot szerint idézzük.
